בכל ישיבה חשוב היש לרשום פרוטוקול על ידי קלדנות, אולם יש פגישות וישיבות שאי אפשר להקליד בהן פרוטוקול, אלא להקליט. לכך בדיוק נועד תמלול הקלטות

ישיבות דירקטוריון הן ישיבות חשובות ורבות משתתפים ונושאים, שיש לדעת בדיוק כיצד לרשום את הפרוטוקול שלהן. לא תמיד קלדנית יכולה לשבת במקום ולהקליד את הפרוטוקול בזמן אמת, ולכך נועדות הקלטות. הקלטות ישיבות שכאלה שנעשות בצורה טכנית מושמת יכולה לספק אחר כך את כל הפרוטוקולים הנחוצים. תמלול הקלטות לאחר כל ישיבה שכזאת עוקב אחר הנאמר בה וממפה את הדוברים ואת מה שאמרו. החשיבות המשפטית והכלכלית של כל מה שנאמר שם ברורה וגדולה. מכאן נובע שלתמלל הקלטות אלה חייבים להיות בעלי מקצוע מיומנים ומנוסים, עם כישורי שפה מפותחים והיגיון בריא.

דיוני משפט וחקירות

במקרים אחרים, תמלול הקלטות עונה על הצורך להביא את מהלך העניינים בדיונים משפטיים בישיבות בתי המשפט, או להבדיל, לפני כן, חדרי החקירות במשטרה. כל מה שמתמללים מהקלטות כאלה מוגש לבית המשפט או לצדדים הנוגעים בדבר, ולכן חייב להיות מדויק במיוחד. כל מילה שם יש לה משמעות משפטית מחייבת, וקלדניות התמלול מחויבות לפענח הקלטות בצורה אמינה, מבלי להוסיף מילים או לפרש לא נכון. עם זאת, הן יכולות להוסיף מדי פעם הערות במקומות שחסרות מילים או להביא אירועים אחרים שקורים בחדר בשעת ההקלטה, כדי שיהיה ברור מהתמלול בדיוק מה נאמר ומה קרה שם.

חקירות פרטיות

לא תמיד חייבים לשמוע באוזן מה שנאמר בזמן חקירה פרטית של בעלי עניין. תמלול הקלטות השיחות מספיק להם, וגם שם הקלדנית חייבת להיות מדויקת בכל הקלדה שלה, בכל תרגום מילה או מחווה שאינה מבוטאת במילים אלא גופנית. עליה להפגין שיקול דעת נבון כאשר אנשים מסיימים משפט בצורה לא ברורה, או כאשר מתמללים הקלטות לא איכותיות כאשר אין ברירה. בכל מקרה, הלקוחות יקבלו תמלול מלא ומדויק שלא מחסיר מהם אף מילה. חשיבותם של השיחות והתמלול עולה ככל שיש לזה משמעות חוזית ומשטית או פיננסית ולא רק בחקירות בעניינים אישיים ואינטימיים, לדוגמה.